Подбор сметчика: как проверить работу с расхождениями

Собственнику принесли смету на согласование. В одной позиции объем взят из ведомости, в другой из чертежа, а письмо подрядчика предлагает дополнительную работу. Пока неизвестно, к какой редакции проекта относится письмо и учтена ли эта работа в исходной позиции. Собственнику нужно понять, какие данные можно принять, что должен пересчитать сметчик и кто вправе подтвердить изменение до отправки предложения заказчику

Именно по такой цепочке стоит строить подбор сметчика. Формулировка «нужен внимательный специалист» не говорит кандидату, какие документы он получит и на каком решении остановится его ответственность. Ниже предложен рабочий порядок для компании, которая готовит или проверяет сметы по строительным работам. Его можно адаптировать к своим объектам, договору и принятому способу расчета

Сначала определите, что приходит на вход

До поиска человека соберите один недавний комплект для расчета и разложите его по источникам. Отдельно нужны задание с составом работ, чертежи и спецификации с обозначением редакции, ведомость объемов, письменные уточнения и действующий порядок согласования. Если часть сведений передают устно, запишите, кто их сообщает и кто потом подтверждает. Это уже дает предметный разговор о вакансии

Спросите руководителя проекта, где впервые появляется неопределенность. Ведомость может не совпадать с чертежом. Уточнение подрядчика может добавлять работу, которую никто не внес в исходное задание. Специалист может получить новую редакцию после начала расчета. Для собственника здесь три разных решения: запросить недостающий документ, поручить пересчет либо утвердить изменение состава работ. Сметчик помогает подготовить основания для решения, но источник технических данных не заменяет

Зафиксируйте, что именно считается результатом работы. Для одних задач это первичная смета по уже согласованным объемам. Для других важнее проверка чужого расчета, пояснение разницы между версиями или подготовка материалов к согласованию изменений. Если за исходные документы и согласование отвечает другой сотрудник, отделите его задачи от задач сметчика, как при подборе инженера ПТО. Опыт кандидата оценивайте по той работе, которая будет повторяться у вас

От исходных данных к смете: где остановить расчет

У сметчика должна быть возможность связать каждую существенную позицию с документом и его редакцией. Если два источника дают разные сведения, он фиксирует оба и отмечает, какой вопрос мешает продолжить расчет. Подставить удобный объем молча означает скрыть от руководителя место, в котором требуется решение

Полезно заранее договориться о трех состояниях позиции: подтверждена документами, рассчитана по явно обозначенному допущению для внутреннего обсуждения, ожидает ответа. Это предложенная организация работы, а не универсальное правило для всех проектов. Если договор или внутренний порядок не допускает расчет по допущению, оставляйте позицию открытой до подтверждения исходных данных

После ответа уполномоченного сотрудника сметчик обновляет расчет и сохраняет связь между прежней и новой версиями. Он может показать, какие позиции изменились и из-за какого документа. Утверждать техническое решение, исходный объем, применимый договорный порядок и итоговую коммерческую цену должны те, кому компания передала соответствующие полномочия. Эти решения нельзя записать в обязанности сметчика одной строкой вакансии

Лист расхождений вместо устного «уточним потом»

Для подбора и дальнейшей работы подойдет простой лист расхождений. Его ведут рядом со сметой, когда документы противоречат друг другу или меняются. Каждая строка отвечает на практический вопрос: какую позицию нельзя уверенно закрыть и чьего ответа ждут. Форма может быть таблицей в привычном компании инструменте; отдельная программа для нее не требуется

В рабочем проекте к строке добавляют ссылку на файл и дату ответа. Когда ответ получен, сметчик записывает, какая редакция стала основанием для исправления. Руководителю проекта остается видеть не переписку целиком, а конкретный выбор: принять подтвержденное изменение, запросить еще данные или вернуть документ на исправление. Отдельно собственник назначает человека, который разрешает выпуск предложения заказчику

Такой лист полезен и при отборе кандидатов. Видно, кто заметил конфликт источников, кто умеет сформулировать вопрос без догадки и кто пытается передать наверх неразобранную пачку файлов. Это наблюдаемые действия, а не впечатление от уверенного рассказа на собеседовании

Кого искать под эту цепочку

Если исходные объемы всегда утверждены до передачи в расчет, достаточно проверить умение готовить смету по заданному комплекту, соблюдать версии и объяснять собственные позиции. Если специалисту предстоит сравнивать документы подрядчиков, вести изменения и отвечать на замечания заказчика, в профиле нужен опыт разбора расхождений и письменных пояснений. Спросите кандидата, на какой стадии он подключался в прошлых проектах и кто принимал решения по его вопросам

Бывает, что в компании пока некому подтвердить объем или техническое изменение. Тогда вакансию нельзя описывать как поиск человека, который «сам во всем разберется». Сначала назначьте владельца исходных данных, руководителя, принимающего изменение, и того, кто утверждает цену предложения. После этого можно честно описать полномочия сметчика и понять требуемый уровень самостоятельности

В коротком брифе для поиска укажите тип объектов и работ, стадию расчета, типичные исходные документы, программы и форму результата. Добавьте один пример расхождения, которое сотруднику придется разбирать, и схему согласования: кому он пишет вопрос, кто отвечает и кто разрешает выпуск сметы. При найме нескольких специалистов на объект полезно отдельно сверить роли строительной команды. Сведения о прежних ценах заказчиков для такого брифа не нужны

Короткая проверка на одном расхождении

Дайте всем финалистам одинаковый вымышленный пример без цен и объемов: задание на подготовку поверхности и финишное покрытие помещения Б, ведомость без отдельной позиции на выравнивание и письмо подрядчика с предложением дополнительно выровнять участок Б. В исходных документах не сказано, входит ли эта работа в подготовку. Назовите порядок согласования: проектировщик подтверждает состав работ, руководитель проекта решает вопрос об изменении задания, уполномоченный руководитель утверждает цену и отправку предложения

Попросите кандидата показать, что он внесет в лист расхождений, кому задаст вопрос и что сделает со сметой до ответа. Затем дайте один из двух ответов проектировщика: выравнивание входит в подготовку или является отдельной работой. Сравните, как кандидат обновляет расчет и отмечает основание изменения. Здесь проверяется работа с документами и полномочиями, а не точность суммы: данных для расчета цены в задании нет

Ответы на уточняющие вопросы, меняющие условие, передавайте всем финалистам одновременно. Для владельца полезен простой итог сравнения: кто заметил расхождение, кто назвал адресата вопроса и кто не включил спорную работу в предложение до согласования

Финальное решение о найме

После задания вернитесь к реальному опыту кандидата. Попросите разобрать один случай изменения исходных документов: какая редакция была сначала, кто сообщил об изменении, что кандидат пересчитал сам и кто утвердил новый объем. Чужие сметы с данными клиентов запрашивать не нужно; достаточно обезличенного описания действий. Владение программой проверяйте отдельно, если оно обязательно для вашей вакансии

Сравните ответ на проверочную ситуацию с будущей работой. Для позиции с готовыми исходными данными важны аккуратность расчета и сохранение оснований. Для роли с частыми изменениями важнее еще и письменный разбор спорных позиций. Финальное решение принимайте с учетом ваших документов, полномочий и объема самостоятельной работы, который вы действительно готовы передать

После выхода сотрудника выдайте ему действующие формы, порядок хранения редакций и список ответственных за технические и коммерческие решения. Первое рабочее задание можно начать с перечня полученных документов и открытых вопросов. По нему руководитель увидит, понятны ли специалисту источники расчета и маршрут согласования, прежде чем передавать ему смету для внешней отправки

Оставьте заявку на подбор

Если нужен сметчик для расчета или проверки смет, оставьте заявку на подбор сметчика. Приложите обезличенный пример расхождения между документами и укажите тип работ, программу, кто подтверждает объемы и кто разрешает отправку предложения. По этим данным можно определить границы вакансии и дать финалистам одну проверочную задачу

Иван Липорев, директор кадрового агентства Кадры+
Материал подготовлен для работодателей и руководителей