Подбор логиста: как проверить кандидата при срыве доставки

Клиенту уже назвали дату поставки, товар готов к отгрузке, но подтвержденного транспорта нет. Отдел продаж обещает привезти вовремя, склад ждет машину, собственник вручную выясняет, кто позвонил перевозчику и что тому сообщили. Даже если груз доедет, на срочную замену машины могут уйти лишние деньги, а следующий заказ начнется с того же хаоса

Для последней проблемной доставки сравните стоимость обычного и срочного рейса, отдельно отметьте время сотрудников на ручное согласование и подтвержденные расходы из-за задержки. Риск пересмотреть обещание клиенту запишите как возможное последствие, а не как уже понесенный убыток. Такой разбор покажет, какое решение логист должен вынести на согласование до роста расходов

В такой ситуации нужен человек, который ведет исполнение перевозок от заявки до подтверждения доставки и вовремя поднимает вопрос, если план перестал работать. Поиск логиста стоит начать с перечня решений, которые он сможет принять без собственника. Иначе новый сотрудник будет только передавать сообщения между складом, продажами и перевозчиком

За что отвечает логист и где заканчивается его роль

Логист в этой статье работает с конкретными отправками: получает данные о грузе и сроке, планирует способ доставки, согласует машину или иного исполнителя, сверяет документы и отслеживает ход перевозки. Когда возникает задержка, он проверяет варианты, сообщает ответственным о последствиях и фиксирует согласованное решение. Набор задач зависит от того, использует компания свой транспорт или привлекает перевозчиков, а также от географии и требований к грузу

Не всякий диспетчер перевозок подходит на эту роль. Диспетчер может качественно распределять рейсы и держать связь с водителями, но вакансия логиста шире, если нужно сопоставлять сроки, стоимость, ограничения груза и обещания клиенту. Обратное тоже верно: когда вся работа состоит в выпуске машин по утвержденному плану, не стоит требовать от кандидата пересмотра схемы доставки

Директор по логистике отвечает за организацию работы направления, ресурсы и правила принятия решений. Это отдельная управленческая вакансия, о ней есть материал как найти директора по логистике. Если в компании некому утвердить условия работы с перевозчиками, показатели и полномочия команды, один исполнитель не заменит руководителя

Кого нанять под вашу ситуацию

Разберите несколько последних случаев, когда доставку пришлось спасать вручную. Причина была в отсутствии подтверждения машины, неверных данных о грузе, поздней готовности склада или обещании продаж, которое нельзя исполнить на действующем маршруте? От ответа зависит профиль вакансии

Если перевозчики и направления известны, а отгрузки теряются между участниками, ищите специалиста с сильной дисциплиной исполнения и понятной передачей информации. Если маршруты меняются, сроки жесткие, а стоимость альтернатив заметно различается, проверяйте способность кандидата сравнивать варианты и аргументировать решение. Когда основная проблема в учете остатков и готовности к отгрузке, проверьте границу со складской функцией до открытия вакансии

Не записывайте в требования одновременно управление всем транспортом компании, работу водителем, складской учет и продажи услуг перевозки. Такой список маскирует отсутствие решения о роли. Лучше выбрать повторяющуюся проблему, ради которой открыта позиция, и назвать смежных ответственных

Бриф на подбор логиста

Передайте тому, кто ведет поиск, короткое описание реальной работы. Его можно собрать без внутренних тарифов и имен клиентов

1. Что перевозите: категории грузов, ограничения по температуре, габаритам или документам, если они действительно есть
2. Куда и как часто отправляете: основные направления, разовые или повторяющиеся маршруты, своя или привлеченная перевозка
3. Где сейчас возникает задержка: назначение машины, готовность груза, обмен документами, связь с получателем или контроль в пути
4. Кто дает исходные данные и кто подтверждает срок клиенту: продажи, склад, производство либо иной участник
5. Какие решения логист принимает сам, а для каких требуется согласование стоимости, смены маршрута или срока
6. По каким фактам будет понятна работа: подтверждение перевозки, предупреждение о риске, причина отклонения, закрытие документов
7. Какие условия работы обязательны: график, место работы, доступные системы, необходимость связи вне обычного времени, если она есть

Отдельно укажите, что кандидат должен знать до выхода, а что освоит внутри компании. Знание конкретной программы полезно, когда на ней держится ежедневная работа, но оно не заменяет умения заметить несоответствие между обещанным сроком и реальными условиями перевозки

Одинаковая задача для финалистов

Дайте кандидатам одну условную ситуацию без названий клиентов. Склад сообщает, что груз будет готов к отгрузке во второй половине дня. Продажи уже пообещали получателю доставку на следующий день. Привычный перевозчик пока не подтвердил машину, другой предлагает выезд раньше готовности груза, третий готов взять отправку позднее, но срок прибытия нужно уточнять. Условие намеренно не содержит расстояния, цены и точного времени: кандидат должен запросить их, а не угадать

Попросите каждого финалиста письменно или устно назвать первые действия, недостающие сведения, возможные решения и момент, когда нужно предупредить продажи и получателя. Дайте одинаковое время и одинаковые ответы на уточняющие вопросы. После ответа спросите, что он зафиксирует в заявке и какие сведения передаст следующей смене или коллеге

Сильный ответ начнется с проверки фактической готовности груза, окна приемки у получателя, маршрута, допустимого транспорта и времени подачи. Затем кандидат запросит подтверждение у перевозчиков, сравнит исполнимые варианты по сроку и стоимости, обозначит предел своих полномочий и сообщит о риске до наступления обещанного срока. Если ни один вариант не подтвержден, он не выдаст предположение за согласованную доставку

Слабый ответ звучит уверенно, но не проверяет ограничений: «возьму срочную машину, и все успеем». В нем нет вопроса о готовности груза, приемке у клиента, цене срочной перевозки и человеке, который вправе менять обещание. Другой тревожный признак: кандидат готов долго ждать ответа привычного перевозчика и не собирается предупреждать участников о риске

Таблица нужна для сопоставления наблюдений, а не для автоматического выбора победителя. Запишите возле каждого критерия конкретную фразу или действие кандидата. Если человек не назвал окно приемки, уточните это один раз у всех финалистов одинаковым вопросом и сравните, меняется ли его решение

Что проверить в опыте до решения о найме

Попросите кандидата разобрать один обезличенный сбой из собственной практики: какая информация пришла поздно, какие варианты были доступны, что он решил сам и что согласовывал. Полезно услышать не только успешный исход, но и ошибку, после которой он изменил порядок подтверждений. Не просите чужие договоры, имена клиентов или коммерческие условия

Сверьте рассказ с вашей задачей. Опыт в большой транспортной службе не всегда означает умение работать там, где логист сам собирает сведения у продаж и склада. И наоборот, сотрудник небольшой компании может хорошо вести сложные отправки, хотя у него нет привычного названия должности в резюме. Выбор делайте по решениям, которые человек действительно принимал

Карта предупреждений по этапам перевозки

Для каждой отправки заранее определите, кто сообщает об изменении плана и кому. Это можно сделать прямо в заявке на перевозку

Моменты проверки и адресатов предупреждений подставьте из своего порядка работы. Карта помогает увидеть, на каком этапе риск стал известен и кому его передали, даже если срок в итоге удалось сохранить

После выхода: дать работу, которую можно проверить

До первого рабочего дня определите, кто передает логисту заявку, кто подтверждает готовность груза, где хранится список перевозчиков и кто согласует дополнительные расходы. Дайте доступ к действующим документам и способу фиксации статуса. Без этого невозможно честно спрашивать за срок доставки

В начале работы поручите сотруднику вести несколько текущих отправок по одинаковому порядку: принять исходные сведения, подтвердить исполнителя, предупредить об отклонениях и закрыть документы. Вместе разберите случаи, где информации не хватило или решение зависло на согласовании. Затем поправьте порядок передачи заявок, если он сам создает задержки

Не привязывайте оценку логиста только к числу доставок без опоздания. На срок влияют готовность товара, обещания продаж и работа перевозчика. Проверяйте также, заметил ли сотрудник риск вовремя, предложил ли исполнимые варианты и оставил ли понятную историю решения

Оставьте заявку на подбор

Если ваши отгрузки регулярно требуют ручного вмешательства, оставьте заявку на подбор логиста. Приложите один обезличенный случай срыва: направление, тип груза, когда пропало подтверждение перевозки, сколько стоила замена машины, если расход известен, и кто согласовал решение. По этому случаю можно составить бриф и проверить кандидатов на действиях, которые нужны именно в вашей работе

Иван Липорев, директор кадрового агентства Кадры+
Материал подготовлен для работодателей и руководителей