Как выбрать менеджера по закупкам, если поставщик срывает срок

Производству нужен материал к согласованной дате, а поставщик задерживает партию. Собственнику важно понять, нужен ли сотрудник для размещения готовых заказов или менеджер, который сможет найти альтернативу, сравнить полные условия и вовремя вынести спорное решение на согласование. От этого зависит, какого менеджера по закупкам выбирать и какие полномочия ему дать

В учебной ситуации новый поставщик предлагает похожую позицию быстрее. Менеджер сравнивает цены за единицу и выбирает новую поставку, но после заказа выясняется, что замену не проверили по характеристикам или доставка меняет итоговую стоимость партии. Этот случай помогает определить критерии выбора: какие вопросы человек задаст до заказа, кто подтвердит пригодность материала и как будет согласовано изменение условий

Какую задачу должен решать менеджер при замене поставщика

Сначала уточните исходную потребность: характеристики, количество, крайний срок и того, кто принимает материал. Затем запросите у действующего поставщика подтвержденную дату, а у нового описание замены и условия поставки. Похожее название позиции не дает права заказать ее без проверки специалистом, который отвечает за пригодность материала

Даже при подходящей замене сравнение остается неполным без расчета партии. Возьмите одинаковое нужное количество и учтите цену товара, доставку, условия оплаты и возможные расходы на возврат или замену брака. Если предложения отличаются по объему, сроку или характеристикам, сначала отметьте эти различия: одно число «дешевле» ничего не объяснит. Неизвестные расходы и неподтвержденные условия оставьте открытыми, а не подставляйте оценку без основания

Такую проверку может вести менеджер по закупкам, но он не должен единолично утверждать техническую замену или новые условия оплаты без соответствующих полномочий. Зафиксируйте, кто подтверждает характеристики, кто принимает изменение бюджета и кто сообщает производству, что нужный срок пока не обеспечен

Как выбрать уровень самостоятельности менеджера по закупкам

Если позиции и поставщики известны, ищите человека, который точно размещает заказы, получает подтверждения и вовремя поднимает вопрос при изменении срока или условий. Когда категории меняются и приходится искать замену, проверяйте опыт сравнения предложений и умение подключать специалиста, который принимает материал. Если потребность поступает слишком поздно, пересмотрите порядок ее передачи: новый менеджер не сможет вернуть уже прошедшее время

Менеджер обычно получает подтвержденную потребность, уточняет требования, запрашивает предложения, согласует выбор и ведет заказ до получения товара. Часть действий могут выполнять технический специалист, планирование, юристы, склад или финансовая служба. Укажите эти границы в вакансии и не возлагайте на сотрудника экономию по всем закупкам, если он не влияет на спецификации, объемы или выбор поставщика

Если нужна работа с категорией, правилами закупки и командой, сравните вакансию с ролью руководителя закупок. При поздних заявках производства проверьте, не связана ли проблема с планированием потребности: менеджер по закупкам не может заказать материал до того, как получит заявку

Отделяйте закупки от тендерных продаж. В продаже через тендер кандидат добивается контракта для своей компании как поставщика; здесь компания покупает товары или материалы. Уточните, на какой стороне сделки человек принимал решения

Практический случай: как сравнить действия кандидатов

Вернитесь к ситуации из начала статьи, не называя реальные товары и компании. Добавьте третий вариант: поставщик готов привезти нужную позицию, но просит изменить условия оплаты. Для альтернативной позиции техническое подтверждение пока не получено. Точных цен и сроков в условии нет: кандидат должен назвать, что ему нужно узнать, прежде чем советовать выбор

Попросите каждого финалиста описать первые действия, данные для сравнения, участников согласования и способ зафиксировать решение. Уточняющие сведения давайте всем одинаково. Попросите отдельно объяснить, что он сообщит производству до окончательного подтверждения заказа и как поступит, если ни один вариант не закрывает потребность к нужной дате

Сильный ответ начинается с проверки самой потребности: точная спецификация, количество, крайняя дата и последствия задержки. Затем кандидат запросит подтвержденный срок у действующего поставщика, условия альтернатив и документ о характеристиках замены. Он не утвердит замену сам, если техническое решение принимает производство. Различие в оплате передаст тому, кто уполномочен его согласовать. При риске срыва заранее покажет варианты и ограничения, а после решения сохранит сравнение и подтверждения

Слабый ответ выбирает самый быстрый вариант без проверки характеристик или самый дешевый без проверки срока. Иногда кандидат говорит, что «договорится» с действующим поставщиком, но не называет дату подтверждения и запасное действие. Такой ответ не доказывает, что он сможет вести закупку, когда надежного варианта пока нет

Оцените каждого по одним и тем же признакам. Рядом с выводом запишите, что именно человек спросил и какое решение предложил. Не требуйте единственной «правильной» покупки: без цены, точного срока и технического подтверждения ее в задании нет. Важен порядок действий при недостатке сведений

Что записать в профиле роли до поиска

После разбора ситуации опишите вакансию так, чтобы в ней были видны реальные полномочия и типичные отклонения

1. Что закупаете: группы товаров или материалов, обязательные характеристики и кто подтверждает их соответствие
2. Откуда появляется потребность: план, заявка подразделения или разовый заказ, кто указывает нужный срок
3. Какие поставщики уже есть и требуется ли искать новых: не перечисляйте их публично, если сведения внутренние
4. Что чаще мешает результату: цена, качество, срок подтверждения, нехватка вариантов или изменение условий после заказа
5. Кто утверждает поставщика, замену, цену и исключение из обычного порядка, а кто оформляет договор и оплату
6. Как фиксируются предложения, согласования, заказ, поступление и претензии, какие системы доступны сотруднику
7. Какой опыт обязателен для ваших категорий, а чему можно обучить на месте, какие условия работы нужно сообщить заранее

По такому описанию легче отличить самостоятельное сравнение поставщиков от размещения уже согласованных заказов. Если нужен исполнитель для ежедневных заказов, передайте в подбор перечень категорий, типовые заявки и границы согласования. Тогда поиск будет сосредоточен на людях, которые подтверждают сроки, ведут поставку и вовремя сообщают об отклонениях, а не на кандидатах с опытом управления закупочной стратегией

Что спросить о реальном опыте

На интервью попросите разобрать обезличенный случай, когда поставщик изменил срок или условия после размещения заказа. Что кандидат узнал первым, какие варианты искал, кому сообщил о риске, кто утвердил действие и как он проконтролировал поставку? Так видна личная роль, а не общий результат отдела

Полезно попросить объяснить решение, от которого пришлось отказаться. Например, привлекательное предложение могло не пройти техническую проверку или оказаться неприемлемым по условиям оплаты. Не нужны чужие договоры и коммерческие цифры. Достаточно последовательности проверки и ясного разделения полномочий

Сверяйте этот опыт с собственными категориями. Кандидат, который хорошо покупал типовые позиции, может нуждаться в поддержке технического специалиста при сложных материалах. Это не повод автоматически отказать, если в вашей компании такая поддержка есть. Но если человек будет единственным ответственным за проверку поставщика и согласование замены, пробел придется закрыть до найма

После выхода: наладить передачу потребности и решений

До начала работы соберите действующие требования к позициям, список разрешенных поставщиков, порядок согласования и информацию о текущих заказах. Назначьте человека, который подтверждает характеристики, и человека, который решает вопрос о новых условиях оплаты. У менеджера должен быть доступ к истории закупок и понятный способ отмечать неподтвержденные сроки

Первые заказы полезно разобрать вместе: достаточно ли точна заявка, где теряется время до обращения к поставщику, кто задерживает согласование и как фиксируется обещанный срок. Если проблема начинается с позднего запроса производства, ее не устранить одним требованием «закупать быстрее». Исправьте передачу потребности, а затем оценивайте работу сотрудника

Для оценки после выхода смотрите на подтвержденные условия, своевременное сообщение об изменениях, качество сравнения вариантов и завершение заказа. Экономию можно обсуждать только там, где есть сопоставимая исходная цена, одинаковые требования и понятное влияние самого сотрудника. Иначе красивый процент скроет ухудшение срока или качества

Оставьте заявку на подбор

Если нужен менеджер для исполнения закупок, оставьте заявку на подбор менеджера по закупкам. Укажите категории, типовую заявку, частое отклонение по сроку или условиям и решения, которые сотрудник сможет принимать сам. Эти сведения помогут определить профиль вакансии и проверить кандидатов на похожей рабочей ситуации

Иван Липорев, директор кадрового агентства Кадры+
Материал подготовлен для работодателей и руководителей